Одним из «бичом божьим» в малом предпринимательстве является неумение правильно организовать работу фирмы. Конечно каждый бизнесмен организовывает работу фирмы, но выглядит это зачастую так. «Продавец продаёт, я забираю выручку и закупаю товар, бухгалтера беру приходящего». Вот и всё. Скажете, не может быть. Поверьте, именно так у 90% предпринимателей. Если вы предприниматель, скажите, у вас есть должностная инструкция?
Инструкция по организации работы.
Первое, определитесь с «ролями».
Что такое роль – это отдельная, обособленная, работа которую выполняет работник. Для примера, продавец в магазине очень часто выполняет следующие роли: продавец, кассир, приёмщик товара, открывающий/закрывающий магазин, проводящий инвентаризацию, уборщик.
Роли для точки по продаже компакт дисков, у меня, выглядели так:
Кассир, продавец-консультант, приёмщик, контролёр, закупщик, поставщик, логист, бухгалтер, управляющий, уборщик, открывающий/закрывающий.
Втрое, правильно распределите роли.
У вас есть только один человек которому можно доверить любые роли, это вы, себя не обманете. С наёмными людьми всё немного по-другому.
Поручайте человеку только те роли которые не вызовут у него конфликта интересов. Например, продавец может быть: Кассиром, продавцом-консультантом, закупщиком, уборщиком, но не может быть контролёром, бухгалтером.
Продавец-контролёр, это очень хорошая предпосылка к махинациям с товаром, и как бы не-был хорош человек, вероятность махинаций со временем стремится к 100%.
Никогда не совмещайте должности бухгалтер-кассир, финансовые потоки самые лакомые, так что, не совмещайте.
Третье, пишите подробные должностные инструкции.
Да, именно пишите. Согласно ролям, расписывайте всё. Начиная от того, как открыть магазин, до того, как выбивать чек и закрывать смену на кассе. Многие недооценивают этот пункт, вроде и так понятно, зачем писать. Ещё раз, пишите, сами удивитесь сколько неучтённых моментов у вас в голове.
Четвёртое и последнее, опишите неожиданные сценарии.
В малом бизнесе, не просто часто, а очень часто, возникают коллизии и проблемы: пришла проверка, нет сдачи, заболел продавец, вскрыли точку и.т.д. Для решения этой проблемы, заведите специальную тетрадь действий. В ней, пошагово, описываете принципы взаимодействия всех сотрудников в случае наступления какого-либо случая. (У каждого сотрудника своя)
Вот пример действий продавца точки при ситуации "нехватка разменных денег".
- Если посетителей больше одного попросить разменять второго человека.
- Если посетителей больше 3 работать пока посетителей не станет меньше.
- Если уже двое посетителей не могут оплатить покупку, то закрывать даже при большем количестве посетителей.
- Попросить посетителей покинуть магазин, сообщив, что у вас нет размена, и вы вернётесь через 10 мин, извиниться за неудобства.
- Сделать запись в журнале об причине отсутствия.
- Закрыть точку повесить табличку буду через 10 мин.
- Отправится в ближайшие торговые точки с просьбой разменять деньги.
- Разменять надлежит сумму в районе 500 р.
- Если разменять не удалось, позвонить управляющему и сообщить проблему.
- Вернуться на рабочее место, продолжить работу.
Зачем так подробно писать ?
Всегда помните, наёмные сотрудники это не вы:
- Их в общем не волнует хорошо или плохо идут у вас дела, и сколько времени вы тратите.
- Они не видят всей картины в целом, и могут принимать неоптимальные решения.
- Не все могут нормально среагировать в стрессовой ситуации.
- Они не знают, как реагировать.
И самое важное. Теперь вы знаете, как они себя поведут в той или иной ситуации. Пришла проверка, кончился размен, не вышел продавец, и.т.д. На все случаи у всех сотрудников будет чёткий план действий, и вы будете знать, как они поступят.
Бесплатным бонусом, идёт лёгкая возможность проверить, как они реагируют на такие ситуации, и внести корректировки до наступления реального случая.
Идеальный вариант, вы фактически не участвуете в схеме работы, оставляя себе только контролирующие функции.
